Как в природе, так и в жизни вакуума не существует. Точно также как пустой кабинет в офисе заполняется воздухом, пространство вокруг фирмы заполняется информацией. Консервировать информацию невозможно и опасно. В наказание, за незаполненный резервуар, вы получите приличную дозу слухов хаотично «перемещающихся» по компании, грипп в виде туманного представления у коллег о том «какой дорогой идем товарищи?», и вызов «на офис» домашнего врача – специалиста по антикризисному PR.
Компания как и человек дышит, ходит на работу, общается по телефону, посещает выставки, заказывает на обед салат и капает сливочным соусом на отчеты, одним словом компания Живет или по другому, с точки зрения PR, – принимает и отдает информацию. Ведь разве можно делать все выше перечисленное без коммуникации? Ежедневного общения и споров? Нельзя вести активную работу и быть незамеченной, особенно если ваша компания однозначно больше трехкомнатной квартиры или приставляет какое-либо медиа. Если у вас другое мнение приготовитесь принимать пилюли, «информационный вакуум» обходится очень дорого:
- сотрудники компании не понимают стратегии компании, поскольку компания им не чего не рассказывает и не объясняет;
- иллюзия не предсказуемости вашей компании у партнеров и клиентов;
- информация в СМИ поступает хаотично и бессистемно и также хаотично и бессистемно «оседает» там;
- спорные моменты во внешней политики компании дополняются домыслами и предположениями со стороны конкурентов и (или) не компетентных лиц;
- вывод на рынок новых продуктов или услуг и внезапное желание начать их проушин вызовет удивление и смех аудитории т.к. скорее всего она скажет: «О, мамочки! Кто здесь?» и будет права;
- при возникновении реального «кризиса» СМИ вряд ли протянут руку помощи, они, скорее всего, прокомментируют: «Все к тому и шло…»;
- попытки сформировать положительную репутацию (если до этого над этим не кто не работал) во время кризиса и поиск поддержки со стороны клиентов и партнеров, скорее всего не увенчаются успехом;
- доверие со стороны аудитории крайне низко;
- для того чтобы «потушить огонь» недоверия на восстановление или (и) конструирование репутации в период кризиса будет потрачена сумма с несколькими нолями.
Что нужно делать в случае возникновения информационного вакуума специалисты по PR, которые хотя бы раз сталкивались с ним и пытались устранить его, конечно же, знают. Тема антикризисного PR очень популярна и там работают профессионалы. Но профилактика, как известно лучше. Поскольку после осложнения от болезни «информационный вакуум» компания может и не оправится.
Итак, как же возникает вакуум… Средства коммуникации — это средства передачи информации от одного человека к другому. Такая передача осуществляется с помощью жеста, речи, приборов или в письменной форме. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения — их исполнителям. При сбалансированной коммуникации в компании, информация в виде сообщений через СМИ поступает к людям без слухов и с минимальным процентом погрешности. Если на пути информации есть стена или фильтр, информация не выходит из зоны создания и формирования. Она принимает другие формы, изменяется, дополняется, то есть с «официальной информации» превращается на «слухи» и обходя зону «фильтр, стена» и каналы массовой информации, приближается к «обществу» где происходит формирование репутации и помощью того, что поступает. Также слухи поступают и с других каналов формирования информации, на их пути нет зоны «фильтр, стена» и каналов массовой коммуникации. Такая информации базируется на эмоциях на уже существующих слухах, предположениях. Она может вызвать очень негативный резонанс в обществе.
Угроза вакуума, то есть ситуации, когда информационное пространство вокруг компании наполняется не желаемой информацией – это крайняя точка кипения. Нужно пытаться избегать таких ситуаций. Как говорилось в начале, вакуума в природе не существует и информационные пустоты всегда будут заполняться, поэтому само понятие «Информационный вакуум» стоит понимать не иначе как — особое состояние информационного поля компании, которое заполняется противоречивыми сообщениями, не инициированными компанией, и вредит ее репутации.
Там, где коммуникации нет, координация неразвита, так как она подразумевает взаимную информированность людей о планах друг друга. Более того, сотрудничество также предполагает наличие коммуникации и зависит от нее. Но управление информацией и правильное ее использование не означает необходимость постоянной подачи информации в неограниченном количестве. Мастерство заключается не в умении наращивать обороты, а в умении быть на необходимом уровне. Умение вовремя остановиться, также важно, как и умение вовремя начать.